Rotura de stock
El producto se agota antes de la próxima entrega. Afecta al servicio y obliga a compras de emergencia a mayor precio o a cambios de carta improvisados.
Blog · Compras y proveedores
Pedidos a proveedores sin errores: método para hostelería
En la mayoría de restaurantes los pedidos se hacen de memoria o con listas de WhatsApp. Esta guía explica el método estructurado que elimina roturas de stock, excesos de compra y facturas que no cuadran.
StockeaPedidos · Esta semana
Pedido a Pescados Ramírez · Hoy
8Artículos
342€Importe est.
EnviadoEstado
Líneas del pedido
Salmón frescoStock: 1,2kg · Pedido: 5kgOK
Lubina enteraStock: 0kg · Pedido: 4kgUrgente
Gambas congeladasStock: 3kg · Pedido: 6kgOK
MejillonesStock: 2kg · Pedido: 4kgOK
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Pedido registrado y enviadoTrazabilidad completa
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Lubina: rotura inminenteStock 0 · Pedido urgente
↗
Precio salmón: +8%Tarifa actualizada hoy
El problema de fondo
Por qué los pedidos de memoria generan problemas sistemáticos
Cuando un encargado hace el pedido semanal sin consultar el stock real, está tomando una decisión de compra basada en recuerdos y intuición. La mayoría de las veces funciona porque el encargado tiene experiencia. Pero genera dos problemas estructurales que no desaparecen con la experiencia.
El primero es la dependencia de persona: si ese encargado falta o cambia, el sistema colapsa. El segundo es la acumulación silenciosa de errores: excesos que se convierten en caducidades, y roturas puntuales que afectan al servicio sin que nadie analice la causa.
Un método de pedidos estructurado tarda lo mismo que hacerlo de memoria una vez está en marcha, pero genera un historial que permite mejorar semana a semana.
Exceso de stock
Se pide más de lo que se va a consumir. El producto fresco caduca y se convierte en merma. El producto seco inmoviliza capital en almacén sin generar rendimiento.
Pedidos duplicados
Sin registro, dos personas del equipo hacen el pedido del mismo producto en distintos momentos. El proveedor sirve ambos y la factura no cuadra con lo esperado.
Precios desactualizados
Si el catálogo de precios no se actualiza, el coste real de los pedidos diverge del presupuesto. El food cost calculado no refleja la realidad.
El método
Cuatro pasos para pedidos sin errores
Este proceso es aplicable tanto si se trabaja con papel y Excel como con un software de gestión. La diferencia está en el tiempo que requiere y en la fiabilidad del historial generado.
Partir del inventario real, no de la memoria
Antes de hacer un pedido hay que saber cuánto stock queda de cada artículo. Esto implica o bien hacer un recuento rápido antes del pedido, o bien tener un sistema de inventario permanente que actualice el stock con cada entrada y salida. Sin este dato, el pedido es siempre una estimación con margen de error.
Calcular la cantidad necesaria con punto de reposición
La cantidad a pedir se calcula como: (consumo previsto hasta próximo pedido + stock de seguridad) − stock actual. El consumo previsto puede estimarse con el histórico de semanas anteriores o con el menú previsto. El stock de seguridad cubre imprevistos de demanda o retrasos del proveedor: típicamente entre 1 y 3 días de consumo según el producto.
Registrar el pedido antes de enviarlo
El pedido debe quedar anotado en el sistema antes de enviarlo al proveedor. Esto impide duplicados, permite comparar el albarán de entrega con lo pedido y genera un historial que facilita negociar con proveedores. Sin registro previo, la recepción de mercancía no tiene referencia contra la que comparar.
Recepcionar cotejando con el albarán
Al recibir la mercancía hay que verificar que lo entregado coincide con lo pedido en cantidad y precio. Las diferencias se registran como incidencia: entrega parcial, sustitución o precio distinto. Sin este paso, el stock aumenta con datos incorrectos y las facturas no se pueden validar.
Referencia
Cómo organizar los pedidos por tipo de producto
Frescos (diario o cada 2 días)
- Frecuencia alta: pescados, carnes, lácteos frescos, frutas y verduras de temporada.
- Stock de seguridad mínimo: productos de alta rotación que se pueden pedir con frecuencia no necesitan almacenaje extra.
- Puntos críticos: verificar temperatura en recepción, FIFO estricto en almacenamiento.
- Error común: pedir más de lo previsto "por si acaso" cuando el producto tiene vida útil corta.
Secos y bebidas (semanal o quincenal)
- Frecuencia menor: aceites, conservas, bebidas, productos no perecederos.
- Stock de seguridad mayor: pueden absorberse retrasos de entrega de hasta una semana sin afectar al servicio.
- Puntos críticos: rotación por fecha de caducidad aunque sean largos, espacio de almacén disponible.
- Error común: aprovechar descuentos por volumen sin calcular si el espacio de almacén lo permite y si la rotación es suficiente.
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Preguntas frecuentes
¿Cómo se organiza un pedido a proveedor en hostelería?
Un pedido bien organizado parte del stock actual, calcula el consumo previsto hasta el próximo pedido y añade un margen de seguridad. Debe generarlo la persona con acceso al inventario real, no el encargado de turno de memoria. El pedido debe quedar registrado antes de enviarse al proveedor.
¿Qué es el punto de reposición en hostelería?
El punto de reposición es el nivel de stock mínimo que activa un pedido a proveedor. Se calcula como: consumo diario × días de plazo de entrega + stock de seguridad. Cuando el stock de un artículo baja de ese punto, hay que hacer el pedido para no sufrir rotura antes de la próxima entrega.
¿Por qué se producen errores frecuentes en los pedidos a proveedores?
Los errores más comunes son: pedir de memoria sin mirar el stock real, no registrar el pedido antes de enviarlo (lo que permite duplicados), recibir mercancía sin cotejar con el albarán, y no actualizar el catálogo de precios cuando el proveedor cambia tarifas.
¿Con qué frecuencia hay que hacer pedidos en un restaurante?
Depende del tipo de producto. Los frescos suelen pedirse a diario o cada dos días. Los secos y bebidas, semanalmente o quincenal. La clave es ajustar la frecuencia al plazo de entrega del proveedor y al espacio de almacenamiento disponible, no comprar más de lo que se puede rotar.
Gestiona los pedidos desde el stock real, con aprobación y trazabilidad.
Stockea genera pedidos a proveedor a partir del inventario actual, permite aprobarlos por rol y registra cada recepción para que las facturas siempre cuadren.