Archivo centralizado
Un único lugar para la documentación de la empresa, organizado con una estructura común para todo el equipo.
Gestión documental · Digitalización · Automatización
Software de gestión documental a medida para organizar tu empresa
Centralizamos documentos, permisos, búsquedas y procesos en un sistema adaptado a cómo trabaja tu negocio: desde archivos y expedientes hasta lectura OCR, avisos, aprobaciones y generación de documentos.
Presupuesto a medida
Según los documentos, los usuarios
y los procesos que haya que cubrir
y los procesos que haya que cubrir
El problema
Cuando los documentos están en todas partes
El problema no suele ser la falta de documentos, sino que están repartidos y cuesta saber dónde está cada cosa. ¿Te suena alguna de estas situaciones?
- Archivos repartidos entre varios ordenadoresCada persona guarda su parte y nadie tiene la visión completa.
- Documentos que solo están en el correoAdjuntos que hay que volver a buscar en la bandeja de entrada cada vez que se necesitan.
- Carpetas donde cuesta encontrar la última versión«Definitivo», «definitivo 2», «revisado»… y la duda de cuál es el bueno.
- Información duplicadaEl mismo documento o dato guardado en varios sitios que dejan de coincidir.
- Documentación que sigue en papelArchivadores que obligan a estar en la oficina para consultar algo.
- Permisos difíciles de controlarCarpetas compartidas en las que no está claro quién puede ver o modificar cada cosa.
- Fechas que se revisan a manoCaducidades, renovaciones o plazos que dependen de que alguien se acuerde.
- Información relacionada en lugares diferentesEl contrato en una carpeta, la factura en otra y los datos del cliente en un Excel.
Qué es
Qué es un sistema de gestión documental
Es un sistema que centraliza los documentos y la información relacionada con ellos para poder organizarlos, localizarlos y utilizarlos dentro de los procesos de la empresa.
No se trata simplemente de guardar archivos. Un programa de gestión documental ordena la documentación con criterios propios del negocio y la conecta con el trabajo que se hace con ella.
Herramientas como Google Drive, OneDrive o Dropbox son útiles para almacenar y compartir archivos, y a veces son todo lo que se necesita. Cuando además hace falta controlar estados, permisos por rol, vencimientos o procesos, entra en juego un sistema de gestión documental.
Además de almacenar, puede aportar
- Estructura
- Metadatos
- Permisos
- Estados
- Búsqueda
- Relaciones
- Vencimientos
- Procesos
- Automatizaciones
Los metadatos son los datos que describen un documento: tipo, fecha, cliente, proyecto o responsable. Son los que permiten buscar y filtrar con precisión.
Funciones
¿Qué puede incluir un software de gestión documental?
Estas son algunas de las piezas con las que se puede construir el sistema. No todas son necesarias en todos los casos.
Expedientes
Documentos agrupados por cliente, proyecto, trabajador, obra o servicio, junto con la información que los acompaña.
Búsqueda
Localizar documentos por campos, categorías o fechas, sin depender de recordar el nombre del archivo.
Permisos
Definir qué puede ver, subir, modificar o aprobar cada usuario o grupo.
Versiones
Saber cuál es la versión vigente de un documento y conservar las anteriores cuando haga falta.
Estados
Seguir en qué punto está cada documento: por ejemplo, pendiente, en revisión, aprobado o archivado.
Fechas y vencimientos
Registrar caducidades o plazos y generar avisos antes de que lleguen.
Historial
Consultar qué se ha hecho con un documento y en qué momento en las operaciones que se decidan registrar.
Generación documental
Crear contratos, presupuestos, informes o certificados a partir de plantillas y datos del propio sistema.
Importación
Incorporar la documentación que ya existe en carpetas, discos o exportaciones de otros programas.
Cada sistema se diseña según los documentos y procesos reales de la empresa.
Digitalización y OCR
Del documento a información que puedes utilizar
Un documento escaneado es solo una imagen hasta que se lee. Con OCR, el sistema puede reconocer su texto, extraer los datos relevantes y asociarlos al expediente que corresponde.
- DocumentoEntra un PDF, una foto o un escaneado.
- LecturaSe reconoce el texto del documento.
- ExtracciónSe localizan los datos que interesan, como fechas, importes o referencias.
- ValidaciónUna persona revisa o corrige los datos cuando el proceso lo requiere.
- SistemaLa información queda asociada al documento y a su expediente.
- Facturas
- Albaranes
- Formularios
- Partes
- Documentos escaneados
Los resultados de la lectura dependen de la calidad del documento, de su estructura y del tipo de información que se quiera extraer. Por eso, en muchos procesos se incluye una validación humana antes de dar los datos por buenos.
Si lo que buscas es sobre todo eliminar pasos manuales entre herramientas, consulta nuestro servicio de automatización de procesos.
Ejemplos de uso
Una misma base, diferentes formas de trabajar
La estructura de un sistema documental se adapta al tipo de documentación que maneja cada área.
Documentación de empleados
Un expediente por persona con su documentación laboral y las fechas que hay que vigilar.
- Contratos
- Documentación
- Solicitudes
- Certificados
- Fechas
Documentación de clientes
Todo lo relacionado con cada cliente reunido en un mismo lugar.
- Presupuestos
- Contratos
- Archivos
- Comunicaciones relevantes
- Documentación generada
Documentación de proyectos
Cada proyecto con sus documentos, quién se encarga de ellos y en qué punto están.
- Documentación
- Versiones
- Responsables
- Estados
- Entregables
Facturas y albaranes
Los documentos recibidos se leen y se revisan antes de archivarlos o pasar sus datos a otro sistema.
- Recepción
- Lectura
- Extracción
- Revisión
- Archivo o integración
Documentos con vencimiento
Seguros, certificados, autorizaciones o cualquier documento con fecha de caducidad.
- Registrar fecha
- Controlar estado
- Aviso
Formularios y partes
Partes de trabajo o formularios que llegan y deben quedar vinculados a su expediente.
- Recibir
- Asociar al expediente
- Generar o almacenar
Son ejemplos de posibles usos. El sistema se adapta al flujo real de cada empresa.
Ejemplo conceptual
De buscar archivos a trabajar con información
Así puede cambiar el recorrido de un mismo documento cuando deja de gestionarse a mano.
Antes
- Documento llega por correo
- Alguien lo descarga
- Lo renombra
- Lo guarda en una carpeta
- Actualiza un Excel
- Avisa a otra persona
Posible flujo digital
- Documento recibido
- Se incorpora al sistema
- Se clasifica
- Se extraen datos si procede
- Se asocia a su expediente
- El proceso continúa según sus reglas
Es un ejemplo ilustrativo. Qué pasos se automatizan y cuáles siguen requiriendo revisión se decide en cada proyecto.
Permisos y trazabilidad
Cada persona necesita ver lo que le corresponde
No todo el equipo necesita acceder a toda la documentación. Dirección, administración o personal técnico trabajan con documentos distintos y con responsabilidades distintas.
El sistema puede diseñarse teniendo en cuenta requisitos de acceso, privacidad y trazabilidad definidos para el proyecto.
- RolesPerfiles como administración, dirección, técnicos o personal externo, cada uno con su forma de trabajar.
- PermisosQué tipos de documento o expedientes puede consultar cada rol.
- Acceso por usuarioCada persona entra con su propio usuario, sin cuentas compartidas.
- Acciones permitidasVer, subir, editar, aprobar o eliminar, según lo que corresponda a cada perfil.
- Historial de operacionesRegistro de determinadas acciones para saber quién hizo qué y cuándo.
Integraciones
La documentación no tiene por qué quedarse aislada
Los documentos suelen formar parte de procesos más amplios. El sistema documental puede intercambiar información con otras herramientas de la empresa.
- Software interno
- Formularios
- Correo electrónico
- Almacenamiento de archivos
- Aplicaciones web
- Sistemas externos mediante API
- Procesos de automatización
La viabilidad de cada integración depende de las opciones técnicas que permita el sistema externo.
Cuando el objetivo es conectar herramientas y encadenar tareas, más allá de los documentos, lo tratamos dentro de la automatización de procesos para empresas.
Estándar o a medida
¿Necesitas realmente software documental a medida?
Existen programas de gestión documental ya hechos que funcionan bien para muchas empresas. La decisión depende de cómo sea tu proceso.
Solución estándar
Puede ser suficiente cuando:
- El flujo documental es sencillo
- Las necesidades son las habituales de cualquier empresa
- El negocio puede adaptarse a una herramienta existente
- No hacen falta integraciones ni procesos especiales
Software a medida
Puede tener sentido cuando:
- El proceso documental es particular
- Hay diferentes tipos de usuario con necesidades distintas
- Existen reglas propias de la empresa
- Hay que conectar varios procesos entre sí
- La solución estándar obliga a trabajar de una forma que no encaja
- Quieres que el sistema evolucione con el negocio
Si una herramienta existente resuelve bien el problema, no tiene sentido desarrollar software a medida solo por desarrollarlo.
Cómo trabajamos
¿Cómo planteamos un proyecto de gestión documental?
Antes de hablar de pantallas o funciones, entendemos qué documentación maneja la empresa y qué se hace con ella.
Analizamos los documentos
Qué documentación existe, de dónde llega y quién la utiliza en el día a día.
Entendemos el proceso
Cómo se organiza ahora, qué pasos sigue cada documento y qué problemas aparecen.
Diseñamos el sistema
Estructura, permisos, estados, búsquedas y automatizaciones que tienen sentido para tu caso.
Desarrollamos e implantamos
Construimos el sistema, lo ponemos en uso y lo ajustamos a partir del uso real.
Por dónde empezar
No hace falta digitalizar toda la empresa de golpe
Suele funcionar mejor empezar por el proceso documental que más trabajo o desorden genera y, una vez en uso, valorar qué más incorporar.
- Proceso prioritarioSe elige el proceso documental que más trabajo o desorden genera.
- Primera versiónSe desarrolla lo necesario para resolver ese proceso.
- Uso realEl equipo lo utiliza y aparecen los ajustes que hacen falta.
- Nuevas funcionesSe valoran otras áreas o funciones a partir de lo aprendido.
Cada ampliación se estudia por separado: su alcance depende de lo que haya que añadir y de cómo encaje con lo que ya está en funcionamiento.
¿Necesitas algo más amplio que la gestión documental?
Podemos desarrollar aplicaciones y sistemas completos adaptados al funcionamiento de tu empresa.
¿Quieres eliminar tareas manuales alrededor de tus documentos?
Avisos, traspaso de datos entre programas o documentos que se preparan siempre igual también pueden automatizarse.
Preguntas frecuentes
Dudas habituales sobre la gestión documental
¿Qué es un software de gestión documental?
Es un sistema que reúne los documentos de una empresa y la información relacionada con ellos para organizarlos, encontrarlos rápidamente y utilizarlos dentro de los procesos de trabajo. Además de almacenar archivos, puede incluir expedientes, permisos, estados, búsquedas, vencimientos y automatizaciones.
¿En qué se diferencia de guardar archivos en carpetas o en la nube?
Las carpetas y los servicios de almacenamiento en la nube guardan archivos y permiten compartirlos, y en muchos casos es suficiente. Un sistema de gestión documental añade estructura sobre esos archivos: datos asociados a cada documento, relaciones con clientes o proyectos, estados, permisos por rol, búsquedas por campos y avisos de vencimiento.
¿Se pueden importar los documentos que ya tenemos?
Normalmente sí. La documentación existente puede incorporarse desde carpetas, discos o exportaciones de otros programas. Cómo se hace y cuánto trabajo de organización previa requiere depende del volumen, el formato y el orden en que estén los archivos, por lo que se revisa al estudiar el proyecto.
¿Puede leer información de facturas o documentos escaneados?
Sí, mediante OCR se puede leer el texto de PDF, fotos o escaneados y extraer datos como fechas, importes o referencias. El resultado depende de la calidad del documento, de su estructura y del tipo de información, por lo que en muchos casos conviene incluir una validación por parte de una persona.
¿Se pueden configurar permisos para diferentes usuarios?
Sí. El sistema puede definir roles y permisos para que cada usuario acceda solo a los documentos que le corresponden y realice únicamente las acciones permitidas, como consultar, subir, modificar o aprobar.
¿Puede conectarse con otros programas?
Puede conectarse con software interno, formularios, correo, almacenamiento de archivos u otras aplicaciones mediante API o intercambio de archivos. La viabilidad de cada integración depende de las opciones técnicas que permita el sistema externo, así que se estudia en cada caso.
¿Cuánto cuesta un software de gestión documental a medida?
Depende del alcance funcional, de los tipos de documentos, del número y tipo de usuarios, de las automatizaciones y de las integraciones necesarias. Primero estudiamos cómo gestionas ahora la documentación y después preparamos un presupuesto.
Cuéntanos cómo gestionas ahora tus documentos
Explícanos dónde guardas la documentación, quién necesita utilizarla y qué tareas haces manualmente. Estudiaremos cómo podría organizarse en un sistema adaptado a tu forma de trabajar.