Automatización · Integraciones · Procesos

Automatizamos procesos para que tu equipo deje de hacer tareas repetitivas

Conectamos herramientas y automatizamos tareas que ahora haces manualmente: copiar datos, procesar documentos, enviar avisos, preparar informes o mover información entre sistemas.

Presupuesto a medida Según las herramientas implicadas
y la complejidad del proceso
Cuéntanos qué quieres automatizar Ver ejemplos

El problema

¿Cuántas tareas haces cada semana exactamente igual?

Si una tarea se repite una y otra vez, probablemente podemos hacer que se ejecute sola. Algunas situaciones habituales:

  • Copiar información entre programasLo que entra en una herramienta hay que volver a escribirlo en otra.
  • Pasar a mano datos de facturas o albaranesAbrir cada documento y teclear sus datos uno a uno.
  • Preparar documentos casi igualesPresupuestos, partes o informes en los que solo cambian unos pocos datos.
  • Enviar emails y avisos manualmenteRecordatorios, confirmaciones o comunicaciones que alguien tiene que acordarse de mandar.
  • Actualizar hojas de cálculoMantener al día los mismos datos en una hoja que además se usa en otros sitios.
  • Descargar y ordenar archivosGuardar adjuntos, renombrarlos y moverlos a la carpeta que corresponde.
  • Preparar informes repetitivosReunir datos de varias fuentes para montar el mismo informe cada cierto tiempo.
  • Revisar si ha ocurrido algoEntrar una y otra vez a comprobar fechas, estados o si ha llegado algo nuevo.

Qué podemos automatizar

Automatizaciones para el trabajo diario de una empresa

No se trata solo de inteligencia artificial. La mayoría de automatizaciones consisten en conectar herramientas, mover datos y encadenar pasos que hoy se hacen a mano.

Movimiento de datos

Información que pasa de una herramienta a otra sin que nadie tenga que copiarla.

  • Entre programas y hojas de cálculo
  • De formularios a tus sistemas
  • Menos datos duplicados a mano

Documentos

Documentos que se generan a partir de datos que ya existen, con el formato que utilizas.

  • Presupuestos e informes
  • Partes de trabajo
  • Contratos a partir de plantillas

OCR

Lectura de documentos para extraer sus datos y dejarlos listos para revisar o registrar.

  • Facturas y albaranes
  • Formularios
  • Documentos escaneados

Emails y notificaciones

Mensajes que se envían solos cuando ocurre algo o cuando llega una fecha.

  • Confirmaciones y recordatorios
  • Avisos internos al equipo
  • Alertas por cambios de estado

Importaciones y exportaciones

Carga y descarga de datos en los formatos que ya manejas, sin preparar los archivos a mano.

  • Archivos Excel
  • Archivos CSV
  • Transformación de formatos

Integraciones mediante API

Conexiones entre aplicaciones para que compartan información de forma directa.

  • Entre herramientas que lo permitan
  • Con sistemas internos
  • Con aplicaciones externas

Tareas programadas

Procesos que se ejecutan solos cada cierto tiempo o en un momento concreto.

  • Informes periódicos
  • Copias y sincronizaciones
  • Revisiones automáticas

Flujos internos

Pasos encadenados entre personas y herramientas para que cada tarea llegue a quien corresponde.

  • Solicitudes y aprobaciones
  • Asignación de tareas
  • Seguimiento de estados

Son ejemplos orientativos. Qué se puede automatizar en cada caso depende del proceso real y de las herramientas que intervienen.

Ejemplos

Ejemplos de procesos que podemos automatizar

Cómo cambia una tarea habitual cuando deja de hacerse a mano.

Factura recibida

Antes

Alguien abre el documento, copia los datos y los introduce en otro sistema.

Automatizado

El documento se procesa, se extraen los datos y se preparan para registrar o revisar.

Formulario de cliente

Antes

Llega un correo y alguien copia la información a una hoja o programa.

Automatizado

Los datos se validan y pasan directamente al sistema correspondiente.

Informe periódico

Antes

Cada semana alguien recopila datos y prepara el mismo documento.

Automatizado

El sistema recoge los datos y genera el informe.

Avisos

Antes

Una persona revisa periódicamente fechas o estados.

Automatizado

El sistema detecta la condición y envía el aviso.

Archivos

Antes

Descargar, renombrar, ordenar y archivar documentos.

Automatizado

Los archivos se procesan y organizan según reglas.

Sincronización

Antes

Actualizar los mismos datos en dos herramientas diferentes.

Automatizado

El cambio realizado en una puede reflejarse en la otra si ambas permiten integración.

Son ejemplos de automatizaciones posibles. La viabilidad depende de los sistemas implicados. Si tienes una tarea parecida, cuéntanos cómo la haces ahora.

Cuéntanos tu caso

Cuándo tiene sentido

Automatizar no significa sustituir todo

No todos los procesos merecen automatizarse. Normalmente tiene sentido cuando la tarea cumple varias de estas condiciones.

Si al estudiar el proceso vemos que automatizarlo no aporta suficiente valor, se lo diremos.

  • Se repiteLa misma tarea se hace una y otra vez, siempre de forma parecida.
  • Sigue reglas clarasLos pasos y las decisiones se pueden describir sin ambigüedad.
  • Consume tiempoOcupa una parte del trabajo que podría dedicarse a otras cosas.
  • Genera errores cuando se hace a manoDatos mal copiados, olvidos o versiones que no coinciden.
  • Conecta información entre herramientasLos datos tienen que pasar de un sitio a otro para seguir el proceso.

Integraciones

Conectamos las herramientas que ya utilizas

Muchas aplicaciones ofrecen una API: una puerta de entrada que permite a otros programas consultar o enviar información de forma ordenada. Gracias a ella, dos herramientas pueden intercambiar datos sin que nadie tenga que copiarlos.

  • Software de gestión
  • Formularios
  • Correo electrónico
  • Hojas de cálculo
  • Almacenamiento de archivos
  • Sistemas internos
  • Aplicaciones externas

La posibilidad de integración depende de las opciones que permita cada plataforma. Cuando una herramienta no ofrece API, a veces se pueden utilizar importaciones y exportaciones de archivos u otras alternativas; lo revisamos en cada caso.

OCR

De un documento a datos utilizables

El OCR permite leer documentos en PDF, fotos o escaneados y convertir su contenido en datos que se pueden registrar, buscar o enviar a otra herramienta.

  1. DocumentoLlega una factura, un albarán, un formulario o un escaneado.
  2. LecturaSe lee el contenido del documento.
  3. ExtracciónSe identifican y separan los datos que interesan.
  4. RevisiónSe validan los datos cuando el proceso lo requiere.
  5. DestinoLos datos pasan a la hoja, el programa o el sistema correspondiente.
  • Facturas
  • Albaranes
  • Formularios
  • Partes de trabajo
  • Documentos escaneados

La lectura automática no siempre es perfecta: depende de la calidad y el formato de cada documento. Por eso, en muchos procesos conviene incluir un paso de revisión o validación antes de dar los datos por buenos. Si además necesitas organizar y consultar esos documentos en un mismo sitio, consulta nuestro software de gestión documental.

Inteligencia artificial

Automatización con IA cuando aporta algo

Algunas tareas no siguen reglas fijas: documentos con formatos distintos, textos libres o mensajes que hay que interpretar. Ahí la IA puede ser útil.

No utilizamos IA simplemente para poder decir que un proceso lleva IA. Primero se determina si aporta valor.

  • Clasificación de documentosIdentificar de qué tipo es cada documento para enviarlo al lugar adecuado.
  • Extracción de informaciónObtener datos de documentos o textos que no tienen siempre el mismo formato.
  • Análisis de textosRevisar correos, mensajes o solicitudes para detectar qué piden.
  • Generación o transformación de contenidoRedactar borradores, resumir o adaptar textos a partir de datos existentes.
  • Asistencia en determinados procesosApoyar a una persona en tareas concretas, manteniendo su revisión cuando hace falta.

Automatización o software

Automatización o software a medida

Son soluciones distintas y a veces complementarias. La diferencia está en si quieres mejorar lo que ya tienes o construir algo nuevo.

Automatización

Mejora o conecta lo que ya existe.

  • Mejora o conecta las herramientas que ya utilizas
  • Elimina pasos manuales dentro de un proceso existente
  • Suele centrarse en tareas concretas
  • No obliga a cambiar de programa si las herramientas permiten integración

Tiene sentido cuando tus herramientas funcionan, pero hay tareas repetitivas o datos que se copian a mano entre ellas.

Software a medida

Construye un sistema nuevo.

  • Construye un sistema nuevo adaptado a tu empresa
  • Reúne funciones, datos y usuarios en una misma herramienta
  • Pensado para procesos completos
  • Puede incluir automatizaciones dentro del propio sistema

Tiene sentido cuando ninguna herramienta encaja con tu forma de trabajar o el proceso completo necesita un sistema propio.

¿Necesitas un sistema completo?

Si el problema no se resuelve conectando herramientas y necesitas un programa adaptado a tu empresa, consulta nuestro servicio de software a medida.

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Proceso

Cómo automatizamos un proceso

Antes de automatizar entendemos cómo se hace la tarea ahora. Así solo se automatiza lo que tiene sentido.

Nos enseñas el proceso actual

Nos explicas cómo se hace ahora la tarea, qué herramientas intervienen y qué problemas genera.

Detectamos qué partes pueden automatizarse

Revisamos qué pasos siguen reglas claras, qué sistemas permiten conexión y dónde tiene sentido actuar.

Diseñamos y desarrollamos el flujo

Construimos la automatización adaptada a las herramientas que ya utilizas.

Probamos y ponemos en marcha

Comprobamos el funcionamiento con casos reales antes de dejarla en uso.

Preguntas frecuentes

Dudas habituales sobre la automatización de procesos

¿Qué procesos se pueden automatizar?

Suelen ser buenos candidatos los procesos que se repiten y siguen reglas claras: pasar datos entre herramientas, generar documentos, leer facturas o albaranes, enviar avisos, importar o exportar archivos y preparar informes periódicos. Cada caso depende de cómo se hace ahora el proceso y de los sistemas implicados.

¿Hace falta cambiar los programas que ya utilizamos?

No necesariamente. Normalmente se intenta trabajar con las herramientas que ya usas y conectarlas entre sí. Si alguna no permite ningún tipo de integración, te explicamos qué alternativas hay.

¿Podéis conectar dos programas diferentes?

En muchos casos, sí, mediante APIs, importaciones y exportaciones de archivos u otras opciones que ofrezca cada herramienta. La posibilidad de integración depende de lo que permita cada plataforma, por lo que lo revisamos antes de plantear nada.

¿Qué es OCR y para qué puede servir?

OCR es la tecnología que permite leer el texto de documentos escaneados, fotos o PDF. Sirve para extraer datos de facturas, albaranes, formularios o partes y dejarlos preparados para registrar. La lectura no siempre es perfecta, por lo que en muchos procesos conviene incluir un paso de revisión.

¿Utilizáis inteligencia artificial?

Cuando aporta valor, sí: por ejemplo, para clasificar documentos, extraer información de textos variados o analizar mensajes. Si un proceso se resuelve bien con reglas sencillas, no añadimos IA solo por añadirla.

¿Cuánto cuesta automatizar un proceso?

Depende de las herramientas implicadas, los pasos del proceso y su complejidad. Primero estudiamos el caso y después preparamos presupuesto.

Enséñanos la tarea que haces una y otra vez

Cuéntanos cómo la realizas ahora. Estudiaremos si se puede simplificar, conectar o automatizar y te explicaremos qué tendría sentido hacer.

Quiero automatizar un proceso